Administrativní služby

Administrativní služby

Motto: Přívětivá, sympatická a profesionální recepční nebo asistentka – to je 50 % dobrého dojmu pro vás i pro vaše návštěvníky. Jsme si toho vědomi!

Přístup
Vždy dokonalý zástup – vaše recepce nebo podatelna nikdy nezůstane bez zaškolené obsluhy. Z našeho týmu osvědčených a zaškolených brigádníků vám kdykoli pošleme kvalitní zástup za nemoc, dovolenou nebo neplacené volno.
Kostýmy na míru – naše recepční standardně oblékáme do reprezentativního oděvu.
Dokonalé vystupování – všechny námi dodávané administrativní pozice absolvují školení komunikace a vystupování. Naše pracovníky namátkově kontrolujeme minimálně dvakrát ročně „mystery guest“ návštěvou.

Provoz recepcí (3 úrovně kvality pracovníků)

  • A standard – top prostory (kvalita špičkové letušky)
    – perfektní AJ
    – znalost MS OFFICE
    – komunikativnost
    – kultivovanost
    – příjemný vzhled
    – jednotný kostým, halenka, korporátní doplňky
  • B standard – vstupní recepce
    – komunikativní AJ
    – znalost MS OFFICE
    – spolehlivost
    – příjemný vzhled i vystupování
    – oblečení dle požadavků z vlastního šatníku
  • C standard – vrátnice, vjezdy
    – základní použití nutných frází v AJ
    – uživatelská znalost PC
    – spolehlivost

Poštovní služby

  • oběh denní pošty
  • provoz podatelny
  • zajištění interní, kurýrní pošty

Služby autoprovozu

  • sledování termínů a koordinace garančních, servisních a technických prohlídek
  • zajištění mytí a interiérového čištění
  • drobná údržba (kontrola a doplnění provozních kapalin)
  • přezutí a uskladnění pneu
  • zajištění dálničních známek
  • příprava podkladů pro zajištění řešení pojistné události
  • párování dokladů za PHM s knihou jízd
  • rozúčtování dokladů na nákladová střediska klienta
  • zpracování podkladů pro srážky za soukromé kilometry a jejich předání účtárně
  • obsluha rezervačního systému referenčních automobilů pro oprávněné osoby klienta
  • vyhodnocování nákladů (využití provozovaných aut dle jednotlivých útvarů klienta)

Služby archivu a spisové služby

  • zajištění chodu firemní spisovny (správa prostor spisovny, ukládání archivačních jednotek, správa elektronické evidence, evidence skartačních lhůt, zajištění fyzické skartace)

Správa zasedacích místností

  • profesionální obsluha v zasedacích místnostech (příprava nápojů a občerstvení, distribuce objednaného občerstvení, sklizení nádobí a jeho mytí)
  • obsluha rezervačních systémů pro správu zasedacích místností (rezervace, registrace hostů, objednávky konferenčních materiálů)
  • správa a zabezpečení vybavení (audio-video, dataprojektory, tabule, flipcharty apod.)
  • správa skladu (objednávky zásob pro kuchyňky, monitoring spotřeby potravin a nápojů)

Klíčové a kartové hospodářství

  • klíčové hospodářství (správa klíčového systému, výdej a správa klíčů, administrace předávání klíčů, objednávky nových klíčů, generální klíč)
  • kartové hospodářství (objednávky a výdej vstupních karet, zajištění vstupních povolení, předávání karet na základě protokolu a jejich zpětné odepsání po vrácení, sledování propadlých platností vstupů, administrace pokut za ztracené karty)

Správa a inventarizace majetku

  • správa majetku (vedení účetní evidence majetku, zpracování převodek o přesunu, prodeji a odpisu majetku, nákup a objednávky nových kusů majetku, správa databází uměleckých děl, zajištění inventarizačních štítků, identifikace majetku štítky)
  • inventarizace majetku (personální zabezpečení inventarizačních komisí, zajištění čteček i potřebného SW, provedení fyzických inventarizací, načtení štítků majetku, zpracování listinné i elektronické verze inventurního soupisu, vytvoření inventarizačních protokolů, zajištění dohledávek nenalezeného majetku, párování přebytků s manky)

Tiskové a kopírovací služby

  • správa dokumentů (tisk a kopírování, laminace, vazba, skenování dokumentů a ukládání do elektronického archivu, ruční skartování dokumentů)
  • správa tiskových a kopírovacích strojů (doplňování tonerů a papírů, pravidelná údržba, objednávky materiálů, servisních prohlídek a oprav kopírovacích strojů, výběr a nákup vhodných strojů)

Management zásobování

  • zajištění oběhu skladovaných komodit (sklady občerstvení pro zasedací místnosti, sklady hygienického materiálu, zásoby kancelářských potřeb, sklady náhradních dílů apod.)
  • provozování skladů klienta (SW systém skladového hospodářství klienta či OKINu, administrativa příjmu a expedice zboží, fyzická manipulace s materiálem, hmotná odpovědnost za majetek klienta)

Fotogalerie

Naši klienti

    • AHOLD
    • Ball
    • ČEZ
    • Honeywell
    • Hornbach
    • JTI
    • Komerční banka
    • Mondelez
    • Stop Shop
    • NIKE
    • Office Depot
    • Philip Morris
    • Unicredit

    Kontaktujte nás

    Kontaktní formulář
    • Kde nás najdete?
    • Průmyslový park HARFA
      Poděbradská 540/26
      190 00 Praha 9

    • Další kontakty
    AHOLD
    Ball
    ČEZ
    Honeywell
    Hornbach
    JTI
    Komerční banka (CZ)

    Czech Republic,
    člen skupiny Société Générale

    • FM a úklidové služby pro region PRAHA a region JIH (Jižní Čechy a Jižní Morava)
    • OKIN již poskytuje služby na jižní Moravě
    • OKIN FACILITY poskytuje služby od 1.10.2015
    • Smlouvy na dobu 3 let s opčním právem
    • Správa více jak 150 poboček
    • Komerční banka, a.s. vypsala výběrové řízení na nového dodavatele služeb facility managementu a úklidových služeb z důvodu uplynutí doby předchozího smluvního období.
    • Je zde několik hlavních důvodů pro úspěch společnosti OKIN ve výběrovém řízení:
    • Dobré podmínky při poskytování služeb
    • Nabídka opravdu inovativního řešení v porovnání s ostatními účastníky.
    • Dlouhodobý vztah na všech úrovních
    • Schopnost OKIN nabízet speciální řešení na míru splňující očekávání klienta týkající se organizační struktury, řízení služeb, atd.

    Služby facility managementu

    • Služby pro zajištění komplexní správy: technická správa budov, správa revizí, odborných prohlídek a technické dokumentace, správa pasportů budov, zajištění oprav a úprav, havarijní služba, PO a BOZP, administrativní činnosti podporující bankovní provoz atd.

    Úklidové služby

    • Vnitřní úklidy
    • Venkovní úklidy
    • Dodávky a doplňování hygienických prostředků
    Mondelez (BG)
    • Dva výrobní závody – káva a čokoláda
    • 800 zaměstnanců
    • 30.000 metrů čtverečních
    • Spolupráce s OKIN FACILITY od února 2010
    • Malá smlouva pro úklidové služby ve výrobně kávy byla časem rozšířena a v současné době máme IFM smlouvu, která vyprší v roce 2017
    • Hodnocení kvality je zajištěno SLA & KPI
    • Mondelez měl několik dodavatelů pro různé FM služeb ( cca 30) + osoby samostatně výdělečně činné
    • Příliš mnoho lidských zdrojů bylo přiděleno na správu všech souvisejících FM služeb
    • Postupné začlenění nových služeb (s finančním přínosem pro klienta)
    • Na základě IFM řešení Mondelez snížil počet odpovědných osob na své straně
    • OKIN představil IFM možnosti v Mondelez továrnách v Bulharsku;
    • Technická správa budov a zařízení
    • Bezpečnostní služby
    • Terénní úpravy a péče o zeleň
    • Odpadový management
    • Prádelní služby
    • Cateringové služby- od srpna 2015
    • Pohotovostní služba, mobilní údržba 24/7
    • Úklid interiéru a exteriéru
    • Odklízení sněhu / zimní servis
    • Hubení škůdců
    • Bezpečnost a ochrana zdraví, požární ochrana
    • Interní pošta – od srpna 2015
    Stop Shop (SK)

    IMMOFINANZ Services Slovensko, s.r.o.

    • Komerční objekty
    • 6 objektů Stop Shop
    • 31 942 metrů čtverečních pronajímatelné plochy
    • 55 605 metrů čtverečních parkoviště a zeleně
    • Spolupráce s OKIN FACILITY začala 1.1.2013
    • Smlouva na 3 roky s možností prodloužení
    • Hodnocení kvality je zajišťována SLA
    • Žádné požadavky pro inventurní systém
    • Žádný systém pro záznamová zařízení u jednotlivých objektů
    • OKIN představil IFM rozsah
    • Úspěšně poradenství při ošetření zeleně
    • OKIN představil PSI, Help Desk
    • Rozšíření počtu objektů po výběrovém řízení
    • Krajinné úpravy a péče o zeleň
    • Technická správa budov a zařízení
    • Energetický management, dálkový monitoring spotřeby
    • Odpadové hospodářství, ekologické služby
    • Bezpečnost a ochrana zdraví, požární ochrana
    • Úklid interiéru a exteriéru
    • Odklízení sněhu / zimní servis
    • Pohotovostní služba, mobilní údržba 24/7
    • Bezpečnostní služby včetně vzdáleného řízení dispečerem
    NIKE
    Office Depot
    Philip Morris
    Unicredit
    Významná finanční instituce (PL)
    • Celosvětově vedoucí společnost v bankovním segmentu
    • Mezinárodní smlouva přes ECS a CBRE
    • Obsáhlý úklid, denní služba, péče o zeleň
    • 4 kanceláře ve Vratislavi a 1 ve Varšavě
    • Přes 2000 zaměstnanců
    • 35.000 metrů čtverečních
    • Spolupráce s OKIN FACILITY začala 1. ledna 2015
    • 55 zaměstnanců OKIN
    • Klient si nebyl vědom stávajících postupů luxusnějších FM společností
    • Každá z 5 kanceláří řízena samostatně bez interakce & synergie
    • Neuspokojivá úroveň dodaných služeb
    • Místní poskytovatel služeb s nedostatečným čistícím procesem
    • Nesprávné pracovní smlouvy vyhýbající se zákonným srážkám
    • Nedostatek projektového vedení
    • Prezentace řešení uplatňující normy OKINU sloučené s požadovanými postupy
    • Nepřetržitá analýza
    • Konstrukce projektové organizační struktury a komunikační model zajišťující správné postupy řízení
    • Přechod projektu a aplikace procesů
    • Důkladné řešení každé aktivity
    • Komplexní správa všech míst
    • Snížení celkového počtu FTE umožňující zvyšovaní platů pracovníků v úklidu
    • Motivace a zvýšení produktivity ve všech oblastech služeb:
      • Úklid kanceláří
      • Denní služba
      • Čištění oken a hloubkové čištění
      • Odpadový management (běžné i důvěrné materiály)
      • Správa zeleně
      • Další technická údržba