Facility management je klíčovou součástí moderního provozu firem a institucí, kterým zajišťuje správu a provoz jejich budov a technických zařízení. Pokud si kladete otázku „facility management, co to je“, pak jde o souhrn služeb, které zajišťují bezproblémový, bezpečný a efektivní chod budov. Od úklidu a ostrahy přes správu technologií až po energetické řízení.

Cílem je zajištění komfortu, bezpečnosti a efektivity provozu s důrazem na snižování nákladů a podporu hlavní činnosti firmy. Rozlišujeme přitom dvě základní úrovně: strategický facility management, který se zabývá dlouhodobým plánováním, optimalizací nákladů a řízením investic do nemovitostí, a operativní facility management, jenž řeší každodenní provozní záležitosti, jako jsou údržba nebo servis technologií.

Facility management tedy není jen údržba budovy, je to promyšlený nástroj, jak zlepšit pracovní prostředí a zároveň optimalizovat firemní výdaje.

Historie facility managementu

Facility management vznikl v 70. letech v USA jako odpověď na potřebu efektivně spravovat provozní zázemí firem. Zpočátku zahrnoval služby jako úklid, údržbu či zajištění technického provozu budov. S rostoucí komplexitou budov se postupně rozšířil o další činnosti jako jsou recepční služby nebo správa technické dokumentace.

V 80. letech se poté obor rozšířil do Evropy a později i do Česka, kde se stal samostatnou disciplínou, zastřešenou organizacemi jako IFMA či SAFMA. Dnes se facility management neustále vyvíjí s ohledem na digitalizaci, udržitelnost i měnící se nároky firem.

Jaké služby facility management zahrnuje?

Facility management pokrývá široké spektrum aktivit a služeb. Mezi nejvýraznější facility služby, které nabízí také OKIN Facility, patří:

• Technická správa budov: zajištění provozuschopnosti zařízení, pravidelné revize, opravy a havarijní servis
• Technologické služby a čištění: minimalizují riziko poruch a vadných kusů pomocí moderních technologií
• Úklidové služby: od běžného denního úklidu po specializované služby, jako je úklid ve výškách
• Bezpečnostní služby: fyzická ostraha i technické zabezpečení objektů
• Správa energií: energetické audity, optimalizace spotřeby, řízení dodavatelů, neustálý monitoring
• Property management: efektivní a přehledná správa nájmů, úvěrů a vyúčtování, optimalizace veškerých vašich majetkových záležitostí
• Administrativní služby: profesionální administrativní podpora včetně recepčních služeb, která zajišťuje plynulý chod back office
• Construction management: drobné stavební úpravy, které firma zajišťuje od návrhu a projektové dokumentace až po realizaci a finální úklid

Další běžné aktivity zahrnují například catering, správu vozového parku, odpadové hospodářství nebo zelenou údržbu. Vše je navíc možné přizpůsobit konkrétním potřebám klienta.

Kdo je facility manager

Facility manager je klíčová osoba, která zajišťuje hladký chod všech výše uvedených služeb. Jeho úkolem je nejen řešit denní provoz, ale i plánovat dlouhodobou strategii správy majetku a optimalizaci nákladů.

V praxi zastřešuje komunikaci s dodavateli, dohled nad týmem i reporting klientovi. Na rozdíl od asset managera, který se zaměřuje primárně na zhodnocení investic do nemovitostí, a property managera, který řeší pronájmy a vztahy s nájemci, má facility manager na starosti zejména provozní stránku věci, tedy funkčnost a efektivitu budovy. Detailnější vysvětlení pozic jsme psali v článku „Property, asset nebo facility management?“.

Jaké jsou hlavní přínosy facility managementu?

Outsourcing facility managementu představuje pro firmy strategický nástroj, jak zvýšit efektivitu provozu a zároveň ušetřit. Místo budování vlastního týmu odborníků mohou firmy využít zkušeností externího partnera, jako je OKIN Facility, který se specializuje na správu budov, technologií a souvisejících služeb.

Výsledkem je nejen snížení provozních nákladů, ale také vyšší kvalita služeb, flexibilita a možnost plně se soustředit na core byznys firmy. Zkušenost společnosti OKIN Facility s nákupním centrem Aupark v Bratislavě je toho důkazem. Díky chytré kombinaci robotického úklidu, plánování servisních zásahů pomocí dat a prediktivní údržby se zde daří ročně ušetřit jednotky milionů korun a 720 hodin lidské práce. Tento model efektivně propojuje technologii s odborným řízením provozu a ukazuje, že dobře nastavený outsourcing facility managementu může být výrazným přínosem pro každou organizaci.

Trendy ve facility managementu

• Digitalizace provozu — Moderní facility management čím dál více spoléhá na digitální nástroje a datové platformy. Příkladem je SARAhub od OKIN Facility, která v reálném čase sleduje spotřebu energií a umožňuje okamžitou reakci na výkyvy.
  
• Automatizace a robotizace —Technologie jako robotický úklid zvyšují efektivitu, snižují náklady a uvolňují kapacity lidských pracovníků. Automatizace se postupně stává standardem v běžné správě budov.
  
• IoT a prediktivní údržba —Díky IoT senzorům lze sledovat stav zařízení a infrastruktury budov. Prediktivní údržba pak umožňuje předcházet poruchám dřív, než nastanou, a snižovat tak výdaje i rizika. OKIN Facility například využívá vlastní platformu SARAhub, která v reálném čase sleduje spotřebu energií, umožňuje okamžitou reakci na výkyvy a pomáhá zákazníkům snižovat náklady i uhlíkovou stopu.
  
• Chytré řízení energií —Energetický management zahrnuje sledování, vyhodnocování a optimalizaci spotřeby. Pomáhá nejen šetřit náklady, ale i snižovat ekologickou zátěž provozu.
  
• Důraz na ESG a udržitelnost —Rostoucí požadavky na environmentální odpovědnost vedou firmy k systematickému řízení vlivu na životní prostředí. OKIN Facility má vlastní ESG divizi, která klientům pomáhá s nefinančním reportingem i naplňováním udržitelných cílů.
  
• Role FM jako strategického partnera —Facility management už není jen o provozu – stává se důležitou součástí firemních strategií, a to jak v oblasti technologie, tak udržitelnosti. Firmy očekávají, že jejich poskytovatel FM služeb bude přinášet inovace a dlouhodobou hodnotu.

Jak vybrat správného poskytovatele facility managementu?

Výběr správného partnera pro facility management je klíčový krok k efektivnímu provozu budov i celého byznysu. Dobrý poskytovatel by měl nabídnout nejen kvalitní služby, ale také schopnost reagovat na potřeby firmy a přinášet skutečné úspory.

Základem je komplexní nabídka služeb. Od úklidu přes technickou správu až po energetický management. Dále hraje roli technologické know-how, jako je využívání IoT senzorů, a transparentnost. Důležité také je, aby poskytovatel nabízel komplexní řešení klientovi na míru a přesně podle jeho potřeb. Firmy by se měly ptát na jeho zkušenosti, reference a přístup k ESG. Udržitelnost je totiž stále důležitější. Např. OKIN Facility má vlastní ESG divizi a zajišťuje i nefinanční reporting pro své klienty.

Na rozdíl od mnoha konkurentů, OKIN Facility také nabízí integrovaný facility management, tedy všechny služby pod jednou střechou a přizpůsobené konkrétnímu provozu. Tento přístup zaručuje efektivitu, plynulost služeb i úspory. To dokazuje například case study bratislavského Auparku.

Po výběru vhodného partnera přichází na řadu konkrétní kroky, které zajistí hladký přechod i dlouhodobě funkční nastavení spolupráce.

Proces obvykle probíhá následovně:

• Analýza potřeb: Prvním krokem je důkladné zmapování požadavků klienta – od technické správy budov až po tzv. měkké služby, jako je úklid, recepce či administrativní podpora.
  
• Návrh řešení na míru: Na základě analýzy připraví poskytovatel komplexní návrh řešení, který zohledňuje specifika provozu i očekávání klienta.
  
• Přechod od stávajícího režimu: Součástí procesu bývá i převzetí agend po předchozím dodavateli nebo interním týmu, včetně personálu, dokumentace a technologických nastavení.
  
• Nastavení parametrů a kontroly kvality: Důležitým krokem je jasné definování SLA (Service Level Agreement), tedy parametrů kvality služeb a kontrolních mechanismů. Ty zajišťují pravidelné vyhodnocování výkonnosti a transparentnost spolupráce.

Tato struktura pomáhá zajistit efektivní a bezproblémový start spolupráce a nastavuje pevný rámec pro její dlouhodobý úspěch.

Nejčastější dotazy ohledně facility managementu

• Kolik facility management stojí? Cena záleží na rozsahu služeb. Může jít o jednotky tisíc korun měsíčně nebo o desítky milionů ročně u velkých areálů.
• Co ovlivňuje jeho cenu? Cenu ovlivňuje velikost a typ objektu, rozsah požadovaných služeb, frekvence provádění nebo například požadovaná úroveň reportingu.
• Jaký je rozdíl mezi property a facility managementem? Property management se soustředí na správu nájmů a vztahy s nájemci nemovitosti, zatímco facility management se více zaměřuje na její provoz a technickou stránku.
• Jak se měří úspěšnost FM? Pomocí ukazatelů jako je dostupnost služeb, energetická náročnost nebo provozní náklady.

Shrnutí

Facility management není jen technická údržba, je to strategický nástroj moderních firem. Ať už hledáte úspory, vyšší efektivitu nebo komfort pro zaměstnance, kvalitní partner, jako je OKIN Facility vám může nabídnout řešení na míru. Přesvědčte se a kontaktujte nás.