Administrativní služby

Administrativní služby

Motto: Přívětivá, sympatická a profesionální recepční nebo asistentka – to je 50 % dobrého dojmu pro vás i pro vaše návštěvníky. Jsme si toho vědomi!

Přístup
Vždy dokonalý zástup – vaše recepce nebo podatelna nikdy nezůstane bez zaškolené obsluhy. Z našeho týmu osvědčených a zaškolených brigádníků vám kdykoli pošleme kvalitní zástup za nemoc, dovolenou nebo neplacené volno.
Kostýmy na míru – naše recepční standardně oblékáme do reprezentativního oděvu.
Dokonalé vystupování – všechny námi dodávané administrativní pozice absolvují školení komunikace a vystupování. Naše pracovníky namátkově kontrolujeme minimálně dvakrát ročně „mystery guest“ návštěvou.

Provoz recepcí (3 úrovně kvality pracovníků)

  • A standard – top prostory (kvalita špičkové letušky)
    – perfektní AJ
    – znalost MS OFFICE
    – komunikativnost
    – kultivovanost
    – příjemný vzhled
    – jednotný kostým, halenka, korporátní doplňky
  • B standard – vstupní recepce
    – komunikativní AJ
    – znalost MS OFFICE
    – spolehlivost
    – příjemný vzhled i vystupování
    – oblečení dle požadavků z vlastního šatníku
  • C standard – vrátnice, vjezdy
    – základní použití nutných frází v AJ
    – uživatelská znalost PC
    – spolehlivost

Poštovní služby

  • oběh denní pošty
  • provoz podatelny
  • zajištění interní, kurýrní pošty

Služby autoprovozu

  • sledování termínů a koordinace garančních, servisních a technických prohlídek
  • zajištění mytí a interiérového čištění
  • drobná údržba (kontrola a doplnění provozních kapalin)
  • přezutí a uskladnění pneu
  • zajištění dálničních známek
  • příprava podkladů pro zajištění řešení pojistné události
  • párování dokladů za PHM s knihou jízd
  • rozúčtování dokladů na nákladová střediska klienta
  • zpracování podkladů pro srážky za soukromé kilometry a jejich předání účtárně
  • obsluha rezervačního systému referenčních automobilů pro oprávněné osoby klienta
  • vyhodnocování nákladů (využití provozovaných aut dle jednotlivých útvarů klienta)

Služby archivu a spisové služby

  • zajištění chodu firemní spisovny (správa prostor spisovny, ukládání archivačních jednotek, správa elektronické evidence, evidence skartačních lhůt, zajištění fyzické skartace)

Správa zasedacích místností

  • profesionální obsluha v zasedacích místnostech (příprava nápojů a občerstvení, distribuce objednaného občerstvení, sklizení nádobí a jeho mytí)
  • obsluha rezervačních systémů pro správu zasedacích místností (rezervace, registrace hostů, objednávky konferenčních materiálů)
  • správa a zabezpečení vybavení (audio-video, dataprojektory, tabule, flipcharty apod.)
  • správa skladu (objednávky zásob pro kuchyňky, monitoring spotřeby potravin a nápojů)

Klíčové a kartové hospodářství

  • klíčové hospodářství (správa klíčového systému, výdej a správa klíčů, administrace předávání klíčů, objednávky nových klíčů, generální klíč)
  • kartové hospodářství (objednávky a výdej vstupních karet, zajištění vstupních povolení, předávání karet na základě protokolu a jejich zpětné odepsání po vrácení, sledování propadlých platností vstupů, administrace pokut za ztracené karty)

Správa a inventarizace majetku

  • správa majetku (vedení účetní evidence majetku, zpracování převodek o přesunu, prodeji a odpisu majetku, nákup a objednávky nových kusů majetku, správa databází uměleckých děl, zajištění inventarizačních štítků, identifikace majetku štítky)
  • inventarizace majetku (personální zabezpečení inventarizačních komisí, zajištění čteček i potřebného SW, provedení fyzických inventarizací, načtení štítků majetku, zpracování listinné i elektronické verze inventurního soupisu, vytvoření inventarizačních protokolů, zajištění dohledávek nenalezeného majetku, párování přebytků s manky)

Tiskové a kopírovací služby

  • správa dokumentů (tisk a kopírování, laminace, vazba, skenování dokumentů a ukládání do elektronického archivu, ruční skartování dokumentů)
  • správa tiskových a kopírovacích strojů (doplňování tonerů a papírů, pravidelná údržba, objednávky materiálů, servisních prohlídek a oprav kopírovacích strojů, výběr a nákup vhodných strojů)

Management zásobování

  • zajištění oběhu skladovaných komodit (sklady občerstvení pro zasedací místnosti, sklady hygienického materiálu, zásoby kancelářských potřeb, sklady náhradních dílů apod.)
  • provozování skladů klienta (SW systém skladového hospodářství klienta či OKINu, administrativa příjmu a expedice zboží, fyzická manipulace s materiálem, hmotná odpovědnost za majetek klienta)

Fotogalerie

Kontaktujte nás

Kontaktní formulář
  • Kde nás najdete?
  • Průmyslový park HARFA
    Poděbradská 540/26
    190 00 Praha 9

  • Další kontakty
AHOLD
Ball
ČEZ
Honeywell
Hornbach
JTI
Komerční banka (CZ)

Czech Republic,
člen skupiny Société Générale

  • FM a úklidové služby pro region PRAHA a region JIH (Jižní Čechy a Jižní Morava)
  • OKIN již poskytuje služby na jižní Moravě
  • OKIN FACILITY poskytuje služby od 1.10.2015
  • Smlouvy na dobu 3 let s opčním právem
  • Správa více jak 150 poboček
  • Komerční banka, a.s. vypsala výběrové řízení na nového dodavatele služeb facility managementu a úklidových služeb z důvodu uplynutí doby předchozího smluvního období.
  • Je zde několik hlavních důvodů pro úspěch společnosti OKIN ve výběrovém řízení:
  • Dobré podmínky při poskytování služeb
  • Nabídka opravdu inovativního řešení v porovnání s ostatními účastníky.
  • Dlouhodobý vztah na všech úrovních
  • Schopnost OKIN nabízet speciální řešení na míru splňující očekávání klienta týkající se organizační struktury, řízení služeb, atd.

Služby facility managementu

  • Služby pro zajištění komplexní správy: technická správa budov, správa revizí, odborných prohlídek a technické dokumentace, správa pasportů budov, zajištění oprav a úprav, havarijní služba, PO a BOZP, administrativní činnosti podporující bankovní provoz atd.

Úklidové služby

  • Vnitřní úklidy
  • Venkovní úklidy
  • Dodávky a doplňování hygienických prostředků
Mondelez (BG)
  • Dva výrobní závody – káva a čokoláda
  • 800 zaměstnanců
  • 30.000 metrů čtverečních
  • Spolupráce s OKIN FACILITY od února 2010
  • Malá smlouva pro úklidové služby ve výrobně kávy byla časem rozšířena a v současné době máme IFM smlouvu, která vyprší v roce 2017
  • Hodnocení kvality je zajištěno SLA & KPI
  • Mondelez měl několik dodavatelů pro různé FM služeb ( cca 30) + osoby samostatně výdělečně činné
  • Příliš mnoho lidských zdrojů bylo přiděleno na správu všech souvisejících FM služeb
  • Postupné začlenění nových služeb (s finančním přínosem pro klienta)
  • Na základě IFM řešení Mondelez snížil počet odpovědných osob na své straně
  • OKIN představil IFM možnosti v Mondelez továrnách v Bulharsku;
  • Technická správa budov a zařízení
  • Bezpečnostní služby
  • Terénní úpravy a péče o zeleň
  • Odpadový management
  • Prádelní služby
  • Cateringové služby- od srpna 2015
  • Pohotovostní služba, mobilní údržba 24/7
  • Úklid interiéru a exteriéru
  • Odklízení sněhu / zimní servis
  • Hubení škůdců
  • Bezpečnost a ochrana zdraví, požární ochrana
  • Interní pošta – od srpna 2015
Stop Shop (SK)

IMMOFINANZ Services Slovensko, s.r.o.

  • Komerční objekty
  • 6 objektů Stop Shop
  • 31 942 metrů čtverečních pronajímatelné plochy
  • 55 605 metrů čtverečních parkoviště a zeleně
  • Spolupráce s OKIN FACILITY začala 1.1.2013
  • Smlouva na 3 roky s možností prodloužení
  • Hodnocení kvality je zajišťována SLA
  • Žádné požadavky pro inventurní systém
  • Žádný systém pro záznamová zařízení u jednotlivých objektů
  • OKIN představil IFM rozsah
  • Úspěšně poradenství při ošetření zeleně
  • OKIN představil PSI, Help Desk
  • Rozšíření počtu objektů po výběrovém řízení
  • Krajinné úpravy a péče o zeleň
  • Technická správa budov a zařízení
  • Energetický management, dálkový monitoring spotřeby
  • Odpadové hospodářství, ekologické služby
  • Bezpečnost a ochrana zdraví, požární ochrana
  • Úklid interiéru a exteriéru
  • Odklízení sněhu / zimní servis
  • Pohotovostní služba, mobilní údržba 24/7
  • Bezpečnostní služby včetně vzdáleného řízení dispečerem
NIKE
Office Depot
Philip Morris
Unicredit
Významná finanční instituce (PL)
  • Celosvětově vedoucí společnost v bankovním segmentu
  • Mezinárodní smlouva přes ECS a CBRE
  • Obsáhlý úklid, denní služba, péče o zeleň
  • 4 kanceláře ve Vratislavi a 1 ve Varšavě
  • Přes 2000 zaměstnanců
  • 35.000 metrů čtverečních
  • Spolupráce s OKIN FACILITY začala 1. ledna 2015
  • 55 zaměstnanců OKIN
  • Klient si nebyl vědom stávajících postupů luxusnějších FM společností
  • Každá z 5 kanceláří řízena samostatně bez interakce & synergie
  • Neuspokojivá úroveň dodaných služeb
  • Místní poskytovatel služeb s nedostatečným čistícím procesem
  • Nesprávné pracovní smlouvy vyhýbající se zákonným srážkám
  • Nedostatek projektového vedení
  • Prezentace řešení uplatňující normy OKINU sloučené s požadovanými postupy
  • Nepřetržitá analýza
  • Konstrukce projektové organizační struktury a komunikační model zajišťující správné postupy řízení
  • Přechod projektu a aplikace procesů
  • Důkladné řešení každé aktivity
  • Komplexní správa všech míst
  • Snížení celkového počtu FTE umožňující zvyšovaní platů pracovníků v úklidu
  • Motivace a zvýšení produktivity ve všech oblastech služeb:
    • Úklid kanceláří
    • Denní služba
    • Čištění oken a hloubkové čištění
    • Odpadový management (běžné i důvěrné materiály)
    • Správa zeleně
    • Další technická údržba