Administrativní služby

Recepce

Přívětivá, sympatická a profesionální recepční – to je 50% dobrého dojmu Vašeho návštěvníka.
Jsme si toho vědomi!

Naše recepční mají ve svém popisu práce nejen bezchybné vykonávání provozních úkolů, ale především vytváření dobrého dojmu, příjemného prostředí, kultivovanosti a profesionality Vaší společnosti.

Naše recepční zajistí skvělý úvod a první dojem – Vy uzavřete úspěšný obchod!

• činnosti vstupní recepce (zápis a odbavení příchozího hosta, doprovod návštěv, administrativní práce, výdej vstupních karet, převzetí zásilek apod.)
• informační servis (objednávky letenek, taxi, kurýra, zajištění hotelů, rezervace zasedacích místností a vyřizování požadavků klienta i návštěvníků budovy, komunikace v požadovaných jazycích)

Poštovní služby

Poštovní služby, administrativa, předávání a odesílání zpráv, balíčků, dopisů a zásilek je jedním, z nejstarších řemesel na světě a k businessu neodmyslitelně patří.

Nezajistíme Vám, že všechny zprávy, které v rámci koloběhu Vaší pošty dostanete a odešlete, budou vždy příjemné, zajistíme však, že budou rychle a efektivně administrované!

Firemní pošta, v naší správě, Vás bude zaměstnávat pouze při řešení obsahu zásilek.
Její perfektní administrativa a provozní zajištění bude zajištěna tak, že o ní ani neuslyšíte.

Vše co pomáhá Vašemu businessu – je náš business!

• oběh denní pošty (příjem a zpracování příchozích i odchozích zásilek, frankování dopisů, zajištění dobití kreditu České Pošty pro frankovací stroj, související administrativa)
• zajištění provozu podatelny a listovní i balíkové výpravny (zajišťování chodu podatelen společností s velkým objemem odesílané pošty, např. v sektoru bank a peněžních ústavů)
• zajištění interní, kurýrní pošty (rozvážení zásilek mezi jednotlivými pobočkami, nebo jinými objekty klienta)

Správa zasedacích místností

Na úspěchu obchodního jednání závisí Vaše prosperita a prosperující klient je životně důležitý pro nás – poskytovatele podpůrných služeb. Nám záleží na tom, aby se Vám dařilo!

Dokonalá obsluha, profesionální vystupování našich asistentek a ochota být nápomocná k zajištění občerstvení, IT techniky, nebo potřebné administrativy je při obchodním jednání vždy „bodem navíc“.

Naše asistentky pomohou vytvořit příznivou a profesionální atmosféru ve Vašich zasedacích místnostech a kancelářích a zajistí, že i při náročném a tvrdém jednání uvidíte Vy i Váš klient usměvavou tvář.

• profesionální obsluha v zasedacích místnostech (příprava nápojů a občerstvení, distribuce objednaného občerstvení, sklizení nádobí a jeho mytí)
• obsluha rezervačních systémů pro správu zasedacích místností (rezervace, registrace hostů, objednávky konferenčních materiálů)
• správa a zabezpečení vybavení (audio-video, data-projektory, tabule,  flipcharty apod.)
• správa skladu (objednávky zásob pro kuchyňky, monitoring spotřeby potravin a nápojů)

Služby archivu a spisové služby

Správa archivu a firemní spisovny není jen činnost zavánějící prachem a starým papírem.
V archivu a firemní spisovně je Vaše historie!

Každý podnik musí udržovat svojí dokumentovou historii v pořádku, v souladu se zákonnými požadavky a záměry a strategií společnosti.

Naší spisové a archivní službě se nestane, že by nenalezla důležitý dokument včas a v pořádku na svém místě. Zajistíme Vašim dokumentům účelné uskladnění a bezchybnou evidenci.

Vaše historie v naší správě bude pracovat pro Vás!

• zajištění chodu firemní spisovny (správa prostor spisovny, ukládání archivačních jednotek, správa elektronické evidence, evidence skartačních lhůt, zajištění fyzické skartace)

Služby autoprovozu

Váš vozový park by měl být vždy připravený, k rychlému výjezdu za dobrou obchodní příležitostí.

Vaše auta v naší správě Vás nikdy nezdrží nepřipraveností, ale naopak spolehlivě dopraví k Vašim zákazníkům.

Vaše auta v naší správě Vám nikdy neudělají ostudu zanedbaným vzhledem, nebo předvídatelnou poruchou.

Postaráme se o Váš vozový park tak, aby Vás nic nezastavilo na cestě k úspěchu.

• sledování termínů a koordinace garančních, servisních a technických prohlídek
• zajištění mytí a interierového čištění 
• drobná údržba (kontrola a doplnění provozních kapalin)  
• přezutí a uskladnění pneu  
• zajištění dálničních známek
• příprava podkladů pro zajištění řešení pojistné události 
• párování dokladů za PHM s knihou jízd
• rozúčtování dokladů na nákladová střediska klienta                     
• zpracování podkladů pro srážky za soukromé kilometry a jejich předání účtárně
• obsluha rezervačního systému referenčních automobilů pro oprávněné osoby klienta
• vyhodnocování nákladů (využití provozovaných aut dle jednotlivých útvarů klienta)

Klíčové a kartové hospodářství

Registrace a výdej klíčů a vstupních karet nebývá složitá činnost, ale následky špatně vedené evidence mohou být fatální.

Přece jen se v této službě jedná o přímé vstupy do Vašich prostor.

U našich klientů nikdy nic nepodceňujeme!

Vaše klíčové a kartové hospodářství bude vedeno pečlivě, odpovědně a s důrazem na dlouhodobě udržovaný přehled o pohybu přístupů do Vašeho objektu.

Nikdo nepovolaný se k Vám nedostane!

• klíčové hospodářství (správa klíčového systému, výdej a správa klíčů, administrace předávání klíčů, objednávky nových klíčů, generální klíč)
• kartové hospodářství (objednávky a výdej vstupních karet, zajištění vstupních povolení, předávání karet na základě protokolu a jejich zpětné odepsání po vrácení, sledování propadlých platností vstupů, administrace pokut za ztracené karty)

Správa a inventarizace majetku

Znáte ten každoroční stres a provozní zmatek s provedením fyzické inventarizace hmotného majetku?

My jej známe lépe a víme jak na něj!

Inventarizace s nejvyšší efektivitou a nejmenšími personálními i finančními kapacitami, to je naše provozní specialita.

Naše administrativní týmy, zkušené dílčí inventarizační komise a provozní koordinátoři provedou inventarizaci Vašeho majetku na čisto a bez zbytečných průtahů, v nejkratším možném čase.

Naším zájmem je minimálně narušit chod Vašeho podniku a dodat Vám úředně bezchybné výstupy. Inventarizace s OKIN FACILITY Vás nebude obtěžovat a zajistí vše, co potřebujete ke svému bezproblémovému provozu.

• správa majetku (vedení účetní evidence majetku, zpracování převodek o přesunu, prodeji a odpisu majetku, nákup a objednávky nových kusů majetku, správa databází uměleckých děl, zajištění inventarizačních štítků, identifikace majetku štítky)
• inventarizace majetku (personální zabezpečení inventarizačních komisí, zajištění čteček i potřebného SW, provedení fyzických inventarizací, načtení štítků majetku, zpracování listinné i elektronické verze inventurního soupisu, vytvoření inventarizačních protokolů, zajištění dohledávek nenalezeného majetku, párování přebytků s manky)

Tiskové a kopírovací služby

Máme šikovné ruce a rádi je přiložíme k dílu při výrobě, tisku a distribuci Vaší provozní dokumentace. Postaráme i o Vaše tiskové stroje a jejich údržbu.

Nešpiňte si ruce s tonerem, zaseknutou kopírkou, nebo starým papírem – rádi to uděláme za Vás!

• správa dokumentů (tisk a kopírování, laminace, vazba, skenování dokumentů a ukládání do elektronického archivu, ruční skartování dokumentů)
• správa tiskových a kopírovacích strojů (doplňování tonerů a papírů, pravidelná údržba, objednávky materiálů, servisních prohlídek a oprav kopírovacích strojů, výběr a nákup vhodných strojů)

Management zásobování

Nepotřebujete práci navíc s plánováním nákupů, evidencí skladového zboží a monitoringem stavu zásob – potřebujete mít vždy vše důležité k dispozici s jistotou, že žádný materiál neschází, ani nepřebývá.

Rozvíjejte svůj business a my se postaráme o Vaše materiální zázemí!

• zajištění oběhu skladovaných komodit (sklady občerstvení pro zasedací místnosti, sklady hygienického materiálu, zásoby kancelářských potřeb, sklady náhradních dílů apod.)
• provozování skladů klienta (SW systém skladového hospodářství klienta či OKINu, administrativa příjmu a expedice zboží, fyzická manipulace s materiálem, hmotná odpovědnost za majetek klienta)